Controle documental do SGI: versão, validade e quem assina

O controle documental dentro de um Sistema de Gestão Integrado (SGI) é um dos pilares fundamentais para garantir a conformidade e a eficiência das operações em uma empresa. Muitas vezes, durante auditorias, as falhas nesse controle podem resultar em não conformidades que, além de comprometerem a imagem da organização, podem acarretar penalidades. Portanto, é essencial compreender como gerenciar versões, validar documentos e determinar responsabilidades na assinatura.

Gestão de Versões de Documentos

A gestão de versões é um aspecto crítico que deve ser implementado com rigor. Cada documento deve ter um histórico claro de suas versões, que inclua informações sobre alterações e a data em que foram realizadas. Isso se aplica tanto a procedimentos operacionais quanto a políticas internas e registros de não conformidades.

Um erro comum que encontramos em auditorias é a falta de um registro claro de versões, onde documentos antigos permanecem em circulação sem o devido controle. Para evitar essa situação, recomenda-se:

• Utilizar um sistema de controle documental: Adote uma ferramenta digital que permita a rastreabilidade das versões, como um software de gestão documental.
• Estabelecer um protocolo de revisão: Defina um cronograma para revisar documentos periodicamente e atualizá-los conforme necessário.
• Identificar claramente a versão atual: Certifique-se de que a versão em uso esteja claramente identificada, com data de validade e status (aprovado, em revisão, etc.).

Validade dos Documentos

A validade dos documentos é outro aspecto crucial para o controle documental. Cada documento deve ter um prazo de validade definido, após o qual deve ser revisado ou substituído. A falta de um controle rigoroso pode levar ao uso de documentos obsoletos, que não refletem as melhores práticas ou a legislação vigente.

É fundamental, por exemplo, que documentos relacionados à qualidade do ar, conforme a Resolução CONAMA 491/2018, sejam revisados para garantir que estejam alinhados às exigências atuais. Para garantir a validade adequada dos seus documentos:

• Defina prazos de validade: Todos os documentos devem ter um prazo de validade, após o qual serão revisados.
• Implemente lembretes automatizados: Utilize ferramentas que enviem notificações quando a validade de um documento estiver prestes a expirar.
• Realize auditorias internas: Periodicamente, conduza auditorias internas para verificar se os documentos utilizados estão dentro do prazo de validade.

Assinaturas e Responsabilidades

A assinatura de documentos é uma parte crítica do controle documental, pois estabelece quem é responsável pelo conteúdo e pela validade do documento. A ausência de assinaturas ou a assinatura de pessoas não autorizadas pode levar a graves consequências em auditorias.

É comum encontrar documentos que foram alterados, mas que mantêm assinaturas de versões anteriores, levando a questionamentos sobre a responsabilidade e a conformidade. Para evitar isso, considere as seguintes práticas:

• Defina claramente quem pode assinar: Estabeleça um fluxo de aprovação que identifique claramente as pessoas autorizadas a assinar documentos.
• Utilize assinaturas eletrônicas: Quando possível, implemente um sistema de assinaturas eletrônicas que registre quem assinou e quando.
• Realize treinamentos: Promova treinamentos regulares para as equipes sobre a importância do controle documental e das assinaturas.

Checklist Prático para Controle Documental

Para garantir que sua empresa esteja em conformidade com os requisitos de controle documental, utilize o seguinte checklist prático:

1. Controle de Versões:
   • Todos os documentos têm um histórico de versões?
   • As versões em uso estão claramente identificadas?
   • Há um protocolo de revisão estabelecido?
2. Validade dos Documentos:
   • Todos os documentos têm prazos de validade definidos?
   • Existem lembretes automatizados para revisão de documentos?
   • As auditorias internas são realizadas para verificar a validade dos documentos?
3. Assinaturas e Responsabilidades:
   • Quem são as pessoas autorizadas a assinar documentos?
   • O fluxo de aprovação está bem definido?
   • As equipes são treinadas sobre a importância das assinaturas?

Quando Procurar um Especialista

Em muitos casos, as empresas podem enfrentar dificuldades na implementação de um controle documental efetivo. Se a sua organização se depara com problemas recorrentes durante auditorias, como a falta de controle de versões ou a ausência de documentos válidos, pode ser o momento de considerar a consultoria de um especialista. Um profissional pode ajudar a reestruturar seu sistema de gestão documental e a garantir que todos os requisitos normativos sejam atendidos.

Um especialista poderá, por exemplo, oferecer orientações sobre as melhores práticas do mercado e auxiliar na adoção de tecnologias que facilitem o controle documental, minimizando riscos e aumentando a eficiência operacional. A Legnova, por exemplo, oferece assessoria em SGI e pode ser uma aliada nesse processo.